Politique de confidentialité

1. Responsable

TherioTech Inc. est responsable des renseignements personnels dont elle a le contrôle. Notre responsable de la protection des renseignements personnels est notre propriétaire, David Theriault : info@theriotech.ca, 260 rue Châtellerault, Shediac (N.-B.) E4P 0L2.

2. Renseignements recueillis

• Renseignements sur les clients : nom, entreprise, courriel, numéro de téléphone, adresses de service et de facturation, ainsi que les soumissions, travaux, factures, paiements et notes de travail qui s'y rattachent.
• Quand un client ouvre, accepte ou paie une soumission ou une facture en ligne : la date et l'heure, l'adresse IP et le type de navigateur. Si un client signe pour accepter une soumission, nous conservons la signature.
• Pour les clients de surveillance d'alarme : les renseignements de compte et les personnes-ressources nécessaires pour ouvrir la surveillance auprès de notre centrale.
• Comptes du personnel : nom, courriel, langue, préférences de notification et renseignements de connexion. Les mots de passe sont conservés uniquement sous forme de hachage sécurisé. Les heures et les lieux des visites proviennent du système GPS de nos véhicules.

Nous recueillons seulement ce qui est nécessaire pour faire le travail, le facturer et tenir nos registres.

3. Utilisation

• Préparer les soumissions, planifier et effectuer les travaux, et envoyer les factures, les reçus et les rappels de paiement.
• Informer les clients de leur rendez-vous, par exemple par un texto quand le technicien est en route.
• Enregistrer les paiements et tenir notre comptabilité.
• Assurer la sécurité de l'Application, prévenir la fraude et respecter nos obligations légales et fiscales.

4. QuickBooks Online

L'Application peut être connectée à l'entreprise QuickBooks Online de TherioTech (Intuit). Elle utilise cette connexion uniquement pour synchroniser les factures, les clients et les paiements. Elle crée ou met à jour le client, la facture et le paiement dans notre entreprise QuickBooks, et lit les listes nécessaires pour le faire : produits et services, codes de taxe, modes de paiement, comptes de dépôt, modalités de paiement et nom de l'entreprise.

L'Application ne lit aucune autre donnée QuickBooks, comme les opérations bancaires, la paie ou les rapports. Les données QuickBooks ne servent à aucune autre fin, ne sont communiquées à personne d'autre et ne sont jamais vendues. Les clés de connexion sont conservées chiffrées. La connexion peut être coupée en tout temps, dans l'Application (Paramètres > QuickBooks) ou dans QuickBooks, et la synchronisation s'arrête aussitôt.

5. Paiements par carte et par compte bancaire

Les paiements par carte sont traités par Authorize.net. Le numéro de carte est saisi dans le formulaire de paiement d'Authorize.net et va directement à Authorize.net : l'Application ne reçoit ni ne conserve jamais le numéro complet de la carte ni le code de sécurité (CVV). Quand un client enregistre une carte pour les paiements automatiques, c'est Authorize.net qui la conserve. L'Application garde seulement le numéro de référence d'Authorize.net, le type de carte, les quatre derniers chiffres et la date d'expiration.

Les débits préautorisés d'un compte bancaire sont traités par Rotessa. Les coordonnées bancaires sont transmises à Rotessa et ne sont pas conservées par l'Application. Nous gardons seulement le numéro d'institution de la banque et les trois derniers chiffres du compte.

6. Lieu de conservation

L'Application et sa base de données sont hébergées sur des serveurs de DigitalOcean à Toronto, au Canada. Nos copies de sauvegarde sont chiffrées et conservées sur le même serveur.

Certains fournisseurs de services énumérés ci-dessous peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Canada, par exemple aux États-Unis. Ces renseignements peuvent alors être assujettis aux lois de ce pays.

7. Fournisseurs de services

Nous communiquons des renseignements seulement aux fournisseurs qui nous aident à exploiter l'entreprise, et seulement ce dont chacun a besoin pour faire son travail :

• DigitalOcean : hébergement de l'Application et de sa base de données (Toronto, Canada).
• Intuit QuickBooks Online : notre comptabilité.
• Authorize.net : paiements par carte.
• Rotessa : débits bancaires préautorisés.
• Google Workspace : notre courriel d'affaires, qui sert à envoyer les soumissions, les factures et les reçus, et à recevoir les avis de virement Interac.
• Google Maps : suggestions d'adresse pendant la saisie d'une adresse.
• Quo (anciennement OpenPhone) : textos de rendez-vous.
• Jobber : le logiciel de gestion des travaux que nous utilisions auparavant; l'historique de nos clients et de nos factures en a été importé.
• Notre centrale de surveillance d'alarme : pour les clients de surveillance d'alarme seulement.
• Services de notification des navigateurs (Google, Apple, Mozilla) : livrent les avis de travaux aux téléphones de notre personnel.
• xAI : l'assistant d'aide de notre personnel. Il reçoit seulement la question de l'employé et nos articles d'aide, jamais de renseignements sur les clients.

8. Nous ne vendons pas vos renseignements

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons pas de renseignements personnels, et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires. L'Application n'utilise aucun témoin (cookie) publicitaire ou de suivi. Elle utilise seulement un témoin de connexion et un témoin de langue. Elle enregistre aussi quand un lien de soumission ou de facture est ouvert, pour que nous sachions que vous l'avez reçu.

9. Durée de conservation

Nous conservons les factures, les paiements et les documents connexes pendant au moins six ans, comme l'exige l'Agence du revenu du Canada. Nous conservons les autres renseignements seulement tant qu'ils sont nécessaires pour le travail, la garantie et le service, ou selon ce qu'exige la loi. Nous les supprimons ensuite.

10. Sécurité

Seul notre personnel peut se connecter à l'Application, chacun avec son propre compte. Les connexions utilisent HTTPS, les mots de passe sont hachés, et les renseignements sensibles comme les clés de connexion et les codes d'alarme sont chiffrés. Aucun système n'est parfaitement sûr. Si une atteinte crée un risque réel de préjudice grave, nous en aviserons les personnes touchées et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, comme l'exige la LPRPDE.

11. Accès, correction et suppression

Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, à les faire corriger ou supprimer, ou retirer votre consentement. Écrivez à info@theriotech.ca ou à l'adresse ci-dessus. Nous répondrons dans un délai de 30 jours, et nous pourrions d'abord devoir confirmer votre identité.

Nous supprimons ce que nous pouvons. Certains documents, comme les factures et les paiements, doivent être conservés à des fins fiscales. Ils sont supprimés à la fin de cette période.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).

12. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. La date en haut de la page indique la version en vigueur.